人事档案管理制度?

人事档案管理制度 

第一章 总则

第一条          财产保险股份有限公司为加强公司员工档案管理，有效地保护和利用人事档案，规范人事档案管理工作，依据《中华人民共和国档案法》、《企业员工档案管理工作规定》制定本制度。

第二条 本制度适用于总、分公司所有后线管理人员的人事档案管理工作。               

第二章 人事档案的管理

第三条 适用范围

3.1 员工人事档案分为员工历史档案和员工在职档案。员工在进入公司前的个人档案，称为员工历史档案。员工历史档案的管理按国家人事档案法律法规执行，不在本制度管理范畴内。

3.2 本制度涉及的员工在职档案是指员工在公司工作期间，因招聘录用、绩效考核、薪酬管理、在职培训、劳动合同管理及离职手续办理等产生的和个人相关的有存档价值的文书、电子文件、实物等形式的材料。

3.3 在公司人事管理信息系统中存放的员工个人档案是员工在职档案的有效组成部分。

第四条 管理部门

4.1 总公司人事行政管理部及分公司综合管理部作为人事管理部门，负责各级员工的在职档案管理。

4.2 总公司人事行政管理部负责总公司、机构管理中心、分公司班子及财务负责人的在职档案管理；分公司综合管理部负责前述人员之外的分公司所辖其他人员的在职档案管理。

第五条 管理部门职责

5.1 保管员工档案；

5.2 收集、鉴别和整理员工档案材料；

5.3 办理员工档案的查阅、借阅和转递手续；

5.4 登记员工工作变动情况；

5.5 为有关部门提供员工信息；

5.6 做好员工档案的安全、保密、保护工作；

5.7 办理其他有关事项。 

第三章 员工在职档案的内容

第六条 在职档案的内容，包括但不限于：

6.1 本人填写的应聘简历、员工登记表、面试评估表、录用通知书、录用声明、离职证明等招聘录用材料；

6.2 新员工培养记录表、转正申请表、转正面谈表等试用期内的材料；

6.3 员工绩效评估表、考核面谈表、个人绩效改进计划表等绩效考核材料；

6.4 员工薪酬核定表、薪酬变更通知等薪酬管理材料；

6.5 员工培训申请书、培训服务期协议、专项技术培训支付凭证（复印件）、培训记录等在职培训材料；

6.6 解除劳动合同协议、离职申请单、解除劳动合同书、解除、终止劳动合同证明等离职材料；

6.7 评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；

6.8 任免、职称等材料；

6.9 政审材料、参加中国党、民主党派的材料；

6.10 奖惩材料；

6.11 其它有较大价值的可供参考的材料。 

第四章 在职档案的建立和维护

第七条 新员工报到后5个工作日内，人事管理部门应为员工建立在职档案，并协助新员工将历史档案转入公司指定的档案存放单位。

第 员工报到后10个工作日内，人事管理部门应将员工招聘录用资料归档，包括但不限于：

8.1 应聘简历、身份证（双面都印在同一页上，A4纸）、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件；

8.2 面试评估表、录用通知书、录用声明、离职证明等招聘录用材料；

8.3 其他资料。

第九条 员工试用期结束前5日，人事管理部门应将试用期资料归档，具体的资料包括但不限于：

9.1 新员工培养记录表；

9.2 转正申请表；

9.3 转正面谈表；

9.4 其他资料。

第十条 在员工调动手续办理完毕的5个工作日内，人事管理部门应将员工调动手续资料归档，包括但不限于：

10.1 人事异动审批表；

10.2 员工调动工作移交表；

10.3 文件档案资料移交明细表、物品资产移交明细表、客户资料移交明细表、待办工作（事宜）移交明细表

10.4 其他资料。

第十一条 在员工离职手续办理完毕后3个工作日内，人事管理部门应将离职相关资料归档，包括但不限于：

11.1 员工的书面离职申请单；

11.2 解除劳动合同协议；

11.3 解除劳动合同书；

11.4 解除、终止劳动合同证明；

11.5 员工离职工作移交表；

11.6 其他资料。

第十二条 员工受到奖惩公司文件正式下发后3个工作日内，人事管理部门需将相关的奖惩资料归档。

第十三条 人事行政管理部门随时收集员工履历表、转正定级审批表、各种奖励、职务任免、异动表等材料。

第十四条 每年1月份收集员工聘任、晋升审批材料、年度目标责任书等。

第十五条 其他在职档案资料，人事管理部门要随时收集、整理并及时归档。

第十六条 在职档案的保管：

16.1 员工档案材料统一使用A4规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复定纸书写；

16.2 在职档案存放应配备档案库房、档案橱柜等设施。档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染；

16.3 在职档案材料应分类，整理装订成册后方能入卷存档，不得直接入卷。每年要对档案进行一次整理、校对工作；

16.4 在职档案应分类编号后存放，编号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找；

16.5 在职档案档号设置为：

卷宗号－档案类别－年度－保管期限－案卷号－件号。

16.6 每年12月，将当年离职员工在职档案移交本级公司档案室统一管理。

第十七条 按规定需要销毁档案材料时，必须经本级人事管理部门领导批准。 

第五章 人事档案的借阅与移交

第十 凡借用在职档案，必须填写《在职档案借阅登记表》，由人事管理部门的负责人核实理由，经分管人事管理部门的公司领导签批后，方可借出，借出的档案必须在3天内归还，如确因工作需要，可办续借手续。

第十九条 借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印。

第二十条 员工因调动、辞职或被辞退等原因终止、解除劳动合同的，公司应在15日内将其历史档案转交其新的工作单位或转为个人存档形式由有存档权的单位保管。 

第六章 附则

第二十一条 本办法由总公司负责解释。

第二十二条 本办法自颁布之日起执行。

附表一：修订记录

附表二： 在职档案整理统计表

附表三：在职档案底账

附表四：在职档案借阅登记表

附表五：在职档案查阅/借出申请